Berburu Beasiswa (bagian 2)

Mempersiapkan formulir aplikasi

Sama seperti melamar pekerjaan, lamaran beasiswa harus dipersiapkan dengan baik. Hal pertama dan terpenting adalah menandai batas akhir memasukan formulir aplikasi. Mengetahui batas akhir penting, karena ada banyak hal yang perlu dilakukan. Misalnya, harus ke kampus untuk melegalisir ijazah dan transkrip, mengurus translasi ijazah dan transkrip ke penterjemah resmi, atau untuk memberi waktu kepada orang yang kita minta memberi surat rekomendasi dan lain-lain.

Hal kedua adalah kita harus membaca baik-baik formulir aplikasi dan semua informasi dan instruksi yang termuat didalamnya. Terutama, dokumen apa yang harus dan yang tidak harus dilampirkan. Misalnya, AMINEF/Fulbright biasanya tidak meminta pelamar melampirkan ijazah atau transkrip. Jika menerima panggilan interview, barulah AMINEF meminta sang pelamar segera mengirim dokumen tersebut. Sementara, ADS meminta dokumen-dokumen itu dilampirkan bersama formulir aplikasi. Ada baiknya membuat check list dokumen atau material apa yang harus dilampirkan saat formulir akan dimasukan ke dalam amplop dan siap dikirim.

Jangan enggan memeriksa ulang formulir aplikasi, agar tidak ada item yang belum diisi atau dilengkapi. Paperwork semacam ini memang menyebalkan, namun sangat menentukan. Sebabnya sederhana, seleksi administrasi adalah seleksi paling awal. Yang melakukan seleksi administratif adalah staf di kantor pemberi beasiswa. Mereka menjalankan satu prinsip: buang segera ke tong sampah formulir yang tidak lengkap. Wajar saja, mereka harus menyeleksi ribuan pelamar dan tidak mau membuang waktu mengurus pelamar yang tidak serius. Sebagus apapun academic record ataupun resume kita, staf seleksi administrasi tidak terlalu perduli. Tidak lengkap, buang ke tong sampah. Karena bukan tugas mereka untuk menilai kualitas pelamar pada tahap seleksi administrasi.
Hal ketiga: beberapa program beasiswa, misalnya Fulbright, mengharuskan pelamar menulis satu halaman apa yang disebut dengan Statement of Purpose. Kemas sebaik mungkin SOP ini, karena di dalamnya harus berisi informasi mengenai: mengapa kita ingin mengambil bidang studi yang kita lamar tersebut, mengapa studi itu ingin diambil di negara tersebut, mengapa kita ingin studi di universitas yang kita lamar, lalu apa gunanya bidang studi untuk Indonesia, untuk negara yang bersangkutan dan untuk hubungan antara Indonesia dan negara yang bersangkutan. Biasanya, Statement of Purpose ini lah yang dijadikan referensi utama saat interview.

Surat rekomendasi

Surat rekomendasi sangat penting dan menentukan. Sedapat mungkin, dapatkan surat rekomendasi yang relevan di mata komite penyeleksi. Artinya, sebaiknya rekomendasi berasal dari orang yang mengenal dan pernah bekerja dengan kita (atau kita pernah bekerja untuknya) akan lebih masuk akal. Biasanya, harus ada rekomendasi dari pembimbing skripsi S-1 (untuk pelamar beasiswa program S-2), atau supervisor thesis S-2 (untuk pelamar studi doktoral). Surat rekomendasi harus menyebut dalam kapasitas apa si pemberi rekomendasi mengenal si pelamar (sebagai dosen, supervisor atau lainnya) dan bagaimana penilaiannya terhadap si pelamar (misalnya apakah si pelamar performance-nya bagus di kelas, atau apakah si pelamar adalah orang yang tekun dan semacamnya). Akan lebih baik lagi jika kita bisa memperoleh surat rekomendasi dari orang yang merupakan alumni dari program beasiswa yang bersangkutan (misalnya alumni ADS/APS, NZODA, Fulbright dan lain-lain), sehingga si pemberi rekomendasi juga bisa menyebut bahwa dirinya adalah alumni program yang sedang kita lamar itu. Pihak pemberi beasiswa akan melihat hal ini sebagai satu nilai plus, karena mereka juga berkeinginan menciptakan network diantara penerima beasiswa-nya di masa lalu, sekarang dan yang akan datang.

Interview

Jika dipanggil interview, persiapkan diri sebaik mungkin. Sudah setengah jalan. Probabilitas meningkat, dari 1: ribuan pelamar, dengan panggilan interview mungkin jadi 50:50. Cari tahu ke mereka yang sudah pernah menjalani interview yang sama dan menerima beasiswa bersangkutan, agar kita bisa mengetahui dan mengantisipasi pertanyaan yang mungkin muncul. Juga agar kita bisa mempersiapkan bagaimana menampilkan diri di hadapan pewawancara. Dalam interview, tim pewawancara akan merujuk pada CV dan statement of purpose kita. Biasanya kita diberi kesempatan 5-10 menit untuk mengenalkan diri sebelum mereka mulai bertanya. Manfaatkan waktu pendek itu untuk menampilkan hal-hal yang ada di CV, yang mungkin akan menguntungkan kita. Misalnya, bisa diceritakan bidang ketertarikan kita sejak lama, mengapa bidang itu penting untuk Indonesia (dan untuk pemberi beasiswa), dan apa saja yang pernah kita lakukan yang relevan dengan bidang itu. Selain itu, sampaikan juga rencana apa yang akan kita lakukan sepulang studi nanti.
Sepertinya pemberi beasiswa ingin melihat “konsistensi” kita. Konsistensi bukan berarti bahwa mahasiswa HI harus melamar studi HI, tapi lebih kepada apakah kita bisa mengkaitkan CV, bidang studi dan rencana sepulang studi nanti. Jika kita bilang ingin menjadi jurnalis sepulang studi, tapi dalam CV tidak ada record mengenai publikasi/tulisan yang pernah dimuat atau aktivitas yang berhubungan dengan jurnalisme, tentu menjadi tidak meyakinkan. Berkaitan dengan CV, tampilkan hal-hal yang menunjukan potensi kepemimpinan dan juga publikasi yang pernah dilakukan (bila melamar bidang-bidang studi humaniora), training-training dan pengalaman kerja yang relevan (bila melamar program seperti MBA atau bidang Human Resource and Development misalnya).
Istirahat yang cukup semalam sebelum interview agar segar saat wawancara. Rileks dan sebisa mungkin ciptakan suasana bersahabat. Salah satu cara terbaik menghilangkan ketegangan sebelum wawancara berlangsung adalah bicara pada diri sendiri bahwa tidak mendapat beasiswa bukan berarti masa depan kita terhenti. Masih banyak hal-hal lain yang sama baiknya dan sama bergunanya (atau bisa jadi jauh lebih baik dan jauh lebih berguna) yang tetap bisa kita lakukan tanpa beasiswa itu.

Dekalb, 25 April 2006
philips vermonte